SaldeoSMART

Nadal jednak sam zawód księgowego obarczony jest krzywdzącym stereotypem, podczas gdy sektor ten zasilają pokolenia młodych dynamicznych specjalistów, obytych z najnowszymi technologiami. Niestety wiele biur rachunkowych wciąż boryka się z technicznymi problemami nie mając świadomości, że oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy w biurze wcale nie wymaga rewolucyjnych zmian.

Branżowe problemy

Główne problemy, z jakimi w codziennej pracy spotykają się księgowi to: marnowanie czasu na wyszukiwanie dokumentów dla klientów, comiesięczne powielanie czynności przy stałym obciążeniu czasowym, brak odpowiednich procedur i organizacji pracy, ogromna ilość segregatorów, które zajmują przestrzeń biurową i utrudniają lokalizację konkretnych dokumentów oraz, w dobie deregulacji zawodów, zwiększająca się konkurencja na rynku.

Zgodnie z obowiązującym prawem biura rachunkowe muszą archiwizować dane przez minimum 5 lat. Analizy przeprowadzone przez ekspertów SaldeoSMART, aplikacji umożliwiającej skanowanie i odczytywanie faktur, wskazują, że pracownicy przeznaczają aż 10% czasu właśnie na wyszukiwanie i przesyłanie dokumentów klientom. To co najmniej dwa dni robocze w miesiącu. Często nawet połowa danych, nad którymi pracują księgowi jest powtarzalna z miesiąca na miesiąc. Warto zautomatyzować ich wprowadzanie do programu księgowego oraz korzystać z mechanizmów automatycznej kategoryzacji.

Innowacje dla branży

Biura rachunkowe często nie wykorzystują możliwości, jakie daje dzisiejszy rynek innowacji. Eksperci SaldeoSMART podkreślają, że obecnie istnieje wiele narzędzi, które wspomagają codzienną pracę księgowego. Pozwalają one na automatyzację czynności oraz ułatwiają odnalezienie się w gąszczu informacji. Podstawową funkcjonalnością, która znacznie usprawnia pracę jest automatyczne odczytywanie papierowych faktur, oparte o innowacyjną technikę OCR, czyli Optical Character Recognition. Pozwala ona przetworzyć graficzny obraz do postaci tekstowej i w inteligentny sposób nie tylko odczytać, ale i przeanalizować polskie i zagraniczne faktury. Z kolei rozwiązaniem zastępującym uporczywe wyszukiwanie dokumentów jest elektronicznego archiwum. Pozwala ono łatwo znaleźć konieczne dane, które są dostępne zarówno dla klienta jak i pracownika biura 24 godziny na dobę. Nowoczesne aplikacje pozwalają także na tworzenie analiz, za pomocą których można pokazać klientowi zestawienie kosztów firmy. Dokonując obserwacji danych biuro zwiększa swoją konkurencyjność na rynku. Pokazując klientowi różnorodną ofertę akcentuje swoją innowacyjność. Z pracy księgowego można także wyeliminować powtarzalność czynności, dzięki mechanizmowi automatycznej kategoryzacji. Pozwala to na zmniejszenie jego czasu pracy. Ponadto rola księgowego zmienia się – nie zajmuje się już przepisywaniem dokumentów, a ich weryfikacją. Nowe technologie pozwalają także na wprowadzenie ulepszonych procedur. Wygenerowanie dokumentów do programu, który jest dostępny dla wszystkich pracowników pozwala na dokonanie podziału obowiązków, a tym samym na zwiększenie efektywności pracy.