źródło: unsplash.comreklama
Pandemia koronawirusa spowodowała, że praca zdalna stała się dla wielu z nas codziennością. Jedni są do niej przystosowani i już wcześniej korzystali od czasu do czasu z takiej możliwości. Inni dopiero uczą się, jak najlepiej funkcjonować zawodowo w środowisku domowym. Nie wiemy, jak długo potrwa jeszcze taki stan, dlatego prezentujemy poradnik, który może pomóc w przystosowaniu przestrzeni do #homeoffice.
Z pewnością dla wielu z nas praca z domu wydawała się marzeniem. Oszczędność czasu przeznaczanego na dojazdy, brak konieczności codziennego przemieszczania się po mieście i stania w korkach oraz praca w indywidualnie dostosowanych warunkach brzmiały niezwykle kusząco. Jednak teraz, gdy obraz ten jest obudowany koniecznością pozostania z domu i obostrzeniami, tracimy pewną swobodę i może to wydawać się mniej atrakcyjne, a nawet uciążliwe.
Przenikanie się sfer
Obecnie sfery prywatne i zawodowe mocno się przenikają. Pracując z domu wpuszczamy innych do naszego prywatnego świata, który do tej pory był oddzielony od sfery zawodowej. Dzieje się tak m.in. podczas telekonferencji i rozmów z użyciem kamerki. Odpowiednie rozwiązania telekomunikacyjne i narzędzia pozwalają firmom na płynne funkcjonowanie oraz przeprowadzanie spotkań w trybie online.
W gestii każdego z nas jest jednak to, abyśmy wypadli na nich jak najbardziej profesjonalnie. Bywa to trudnym zadaniem, gdy w domu przebywają dzieci lub musimy dzielić pomieszczenie z innymi osobami, które także pracują zdalnie. A chyba nikt nie chciałby powtórzyć scenariusza dr Roberta Kelly’ego z wywiadu na antenie BBC News w 2017 roku. Choć materiał ten stał się viralem i wzbudził wiele sympatii, wszyscy zdajemy sobie sprawę, że w przypadku poważnych rozmów biznesowych takie sytuacje, choć zabawne, nie są zbyt mile widziane. Być może w obecnej sytuacji nasz rozmówca przymknąłby na nie oko, jednak dla naszego komfortu warto ich unikać. :)
Organizacja przestrzeni do pracy zdalnej
Stanowisko pracy
We własnych czterech kątach może oddziaływać na nas wiele bodźców, które mogą nas rozpraszać, dlatego istotne jest utrzymanie porządku i zorganizowanie sobie optymalnego dla nas miejsca do pracy. Takiego, które nie będzie wpływało na nas niekorzystnie. Dostosowanie miejsca pracy może wpływać na nasze skupienie i efektywność naszych działań. Złe oświetlenie, bałagan lub zbyt ciasna przestrzeń mogą utrudniać nam wypełnianie obowiązków. Bez wątpienia naturalne światło będzie dla nas najlepszym rozwiązaniem i może dodać nam energii – warto więc usadowić się tam, gdzie jest go dużo.
Wedle wytycznych specjalistów, idealna przestrzeń do pracy to taka, gdy wysokość biurka jest nie mniejsza niż 74 cm i możemy swobodnie wysunąć nogi. Minimalna głębokość blatu do pracy to zaś 50 cm, a jego minimalna szerokość 60-70 cm – w zależności od typu wykonywanej pracy. W obecnej sytuacji wydzielenie dedykowanej przestrzeni na ten cel u wszystkich tych, którzy wcześniej nie praktykowali pracy zdalnej może być trudne. W jednym mieszkaniu może również równocześnie pracować kilka osób. Kluczowym będzie więc to, aby zadbać o własną wygodę i kręgosłup.Niewskazana jest praca na łóżku – to przecież nasza przestrzeń relaksu i snu. Na tyle, na ile to możliwe, warto oddzielić ją od miejsca pracy.
źródło: unsplash.com
Warunki do wideokonferencji
Obecnie większość z nas uczestniczy w spotkaniach za pośrednictwem kamerek wideo. Nasi rozmówcy mają więc pogląd na nasze otoczenie. Istnieją pewne rozwiązania, które mogą pomóc nam w profesjonalizacji naszej przestrzeni i oddzieleniu jej. Niezwykle cenna wydaje się opcja rozmazywania tła podczas rozmowy, którą znajdziemy m.in. na komunikatorach takich jak Skype czy Microsoft Teams.
źródło: zrzut ekranu z Microsoft Teams
Za pomocą jednego kliknięcia możemy sprawić, że nasz rozmówca nie będzie widział szczegółów naszego otoczenia. Aplikacja Zoom oferuje z kolei możliwość wycięcia tła i dodania własnego. Wszystko za sprawą funkcji Virtual Background. Posiadacze komputerów z conajmniej 4-rdzeniowymi procesorami Intel Core i5 lub i7 mogą zamienić bałagan w tle na inny statyczny lub ruchomy obraz.
Z perspektywy samego obrazu – warto zadbać o to, byśmy byli dobrze widoczni dla naszego rozmówcy, np. usiąść na tle ściany, a nie na przykład kuchni, w której aktualnie gotuje się obiad lub okna, które może przyćmić nas promieniami słonecznymi. Sprawdzą się więc proste, gładkie kadry, na których będziemy wyglądali dość wyraźnie i np. nie wtopimy się w otoczenie lub nasz ubiór nie będzie wyglądał nieprofesjonalnie. Piżama podczas rozmowy z managerem jest więc niewskazana. ;-)
Dobrym krokiem przed rozpoczęciem wirtualnego spotkania jest sprawdzenie tego, jak jesteśmy widoczni za pomocą kamerki lub połączenia testowego do kogoś z zespołu. Pomoże nam to także w ustaleniu odpowiedniej odległości, w jakiej siedzimy do komputera. Najlepiej, aby nasz rozmówca widział górną część naszego ciała. Warto siedzieć dość blisko kamery, ale nie zbyt blisko. Możemy kierować się na przykład wyobrażeniem tego, jak siedzielibyśmy naprzeciwko siebie przy stole.
Podczas rozmów w bardziej kameralnym gronie, istotne będzie także patrzenie w kamerę. Wówczas nasz rozmówca będzie czuł, że skupiamy na nim uwagę i nawiązujemy – choć wirtualny – kontakt wzrokowy. Jeśli jest to dla nas zbyt trudne, spróbujmy patrzeć w kamerę przynajmniej w kluczowych dla rozmowy momentach lub gdy sami mamy coś do przekazania. Nieuzasadnione opuszczanie swojego miejsca podczas wideorozmowy nie jest grzecznym zachowaniem. Jeśli mamy problemy z połączeniem internetowym lub nastąpiła inna okoliczność, warto o niej poinformować, aby nasz rozmówca nie czuł się zbagatelizowany.
źródło: shutterstock.com
Choć nie przebywamy fizycznie w jednym pomieszczeniu, nasz rozmówca może także zorientować się, że nie jesteśmy skupieni na tym, co mówi i sprawdzamy różne strony internetowe. Warto pamiętać, że choć widzimy się na ekranie, może zostać to zauważone i nie świadczyć o nas zbyt dobrze. Szczególnie w przypadku bardzo formalnych spotkań.
Pamiętajmy także, że podczas wideokonferencji nasze otoczenie powinno być odpowiednio wyciszone, a jeśli nie mamy takiej możliwości, powinniśmy korzystać ze słuchawek. Starajmy się mówić w sposób dla nas naturalny, z którym kojarzy nas uczestnik rozmowy. Pozwoli to postrzegać rozmowę jako mniej sztuczną.
Uczestnicy wideokonferencji z pewnością wiedzą także, że w przypadku konferencji w większym gronie istotne bywa czasowe wyłączanie mikrofonu, gdy słuchamy innych. Stukanie w klawiaturę podczas wypowiedzi innego członka zespołu lub odgłosy w tle mogą być bardzo rozpraszające i sprawić, że przemawiająca osoba będzie czuła się przez nas lekceważona.
Rozpraszacze
Nie bez znaczenia dla naszej koncentracji jest też obecność naszego smartfona w zasięgu wzroku. Pojawiające się powiadomienia z aplikacji społecznościowych i nie tylko mogą być dla nas bardzo rozpraszające. Z pomocą mogą przyjść nam:
- opcja czasowego wyłączenia powiadomień w konwersacjach,
- opcja czasowego blokowania dostępu do poszczególnych aplikacji,
- dedykowane aplikacje/wtyczki takie jak np. Forest.
Oczywiście dodatkowe aplikacje mają doskonałe zastosowanie szczególnie, gdy dysponujemy zarówno telefonem prywatnym, jak i służbowym lub nie musimy co chwilę odbierać telefonów od współpracowników. Wówczas możemy zniwelować chęć sprawdzania najnowszych zdjęć na Instagramie.
Dla przykładu, w ramach wspomnianej aplikacji Forest wybieramy przedział czasowy, w jakim na naszym smartfonie będzie rosło drzewo. Próba skorzystania podczas niego z urządzenia, skutkuje ostrzeżeniem, a jeśli nie odłożymy natychmiast smartfona, śmiercią sadzonki. Aplikacja wpisuje się w trend gamifikacji, bowiem sukcesy w sadzeniu drzew przekładają się na odznaki i odblokowanie kolejnych roślin, które możemy hodować. Co więcej, możemy skorzystać z niej nie tylko na naszym urządzeniu mobilnym, ale i zainstalować wtyczkę w przeglądarce i zablokować wybrane strony www. W ten sposób ograniczymy liczbę rozpraszaczy i pomożemy sobie w zachowaniu pełnej koncentracji.
Pomocne mogą być także playlisty z muzyką sprzyjającą koncentracji. Muzyka instrumentalna, klasyczna, celtycka czy fale alfa to tylko kilka możliwości. Na Spotify i YouTube znajdziemy mnóstwo przykładów kilkugodzinnych list odtwarzania, które mogą stanowić sprzyjający akompaniament do naszej pracy.
źródło: unsplash.com
Roślinność
Choć może wydawać się to błahe, obecność roślinności w naszym otoczeniu ma pozytywny wpływ na naszą wydajność. Dowodzą temu m.in. badania Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego (APA). Sterylne pomieszczenia odchodzą do lamusa. Coraz więcej biurowców stawia na ściany z mchu czy stojące donice na open space. Rośliny zielone działają bowiem na nas relaksująco i kojąco, a także mogą przynieść ulgę naszym oczom, które przez długi czas są wpatrzone w ekran komputera. Nie sposób nie wspomnieć także o korzyściach dla powietrza w pomieszczeniu – rośliny filtrują i nawilżają powietrze. Jeśli organizujemy przestrzeń do pracy w domu, warto ulokować w niej choć trochę natury.
źródło: unsplash.com
Work-life balance
Zachowanie work-life balance, podczas gdy pracujemy z własnego domu, jest niezwykle trudne. Dotąd przemieszczanie się do biura pomagało nam wejść w tryb pracy, a jego opuszczenie i zmiana przestrzeni wiązały się z przejściem w tryb odpoczynku / obowiązków domowych. Zmieniając fizyczną przestrzeń i podejmując realne działanie, znacznie łatwiej było porządkować nasz tryb życia.
Dziś, gdy wielu z nas całymi dniami przesiaduje w domu i w jednej przestrzeni wykonuje pracę, relaksuje się i śpi oraz wykonuje domowe obowiązki, trudno jest postawić wyraźne granice pomiędzy czasem na poszczególne czynności. Szczególnie, gdy w są z nami inni domownicy, dzieci lub zwierzaki. Nie każdy z nas ma taki sam poziom samodyscypliny. Co jeszcze może mieć kluczowe znacznie dla organizacji pracy w domu?
- Pracuj w stałych godzinach. Wiele firm oferuje elastyczne godziny pracy, co w normalnych warunkach bywa niezwykłym ułatwieniem. Jednak, gdy podejmujemy obowiązki zawodowe z domu, pomocne jest pracowanie w sztywnych godzinach np. 8-16 lub 9-17. W tej sposób znacznie łatwiej będzie nam pilnować dziennego harmonogramu pracy, utrzymać samodyscyplinę i zmotywować się do wstania z łóżka o konkretnej porze. Będzie sprzyjało to też naszemu poczuciu kontroli nad tym, jak wygląda nasz dzień i na ile jesteśmy skuteczni w działaniu.
- Nie pracuj w piżamie. Gdy nikt nas nie widzi i nie musimy wychodzić z domu, możemy stracić motywację do dbania o swój wygląd oraz ubiór. To duży błąd, aby pracować i spać/relaksować w tym samym wydaniu. I nie chodzi tu wyłącznie o to, czy ktoś z naszych współpracowników to zobaczy, ale o nasze samopoczucie. Mówi się nawet już o tzw. “efekcie piżamy”. Przebranie się w wygodny ubiór, inny niż piżama oraz uczesanie włosów czy nawet lekki make up to pozornie niewiele, ale może bardzo pomóc nam w wejściu w tryb pracy na pełnych obrotach. Dotąd w większości codziennie funkcjonowaliśmy wobec podobnego schematu – pobudki, szykowania się do pracy i pojawienia się w biurze. Zadbanie o to, aby przygotować się rano może wspierać naszą motywację do pracy i oszczędzić nam stresu w sytuacji niespodziewanej wideorozmowy z managerem.
- Zadbaj o wygodną pozycję. Nowoczesne biura są przystosowane do tego, abyśmy wygodnie spędzali 8 godzin naszej pracy. Regulowane fotele biurowe i podłokietniki, a nawet zmienne wysokości blatów roboczych temu sprzyjają. Podczas pracy przy komputerze w domu mamy raczej ograniczone możliwości. Dlatego niezależnie od tego, czy pracujemy przy stole, na łóżku czy sofie, ważne, by nasza głowa była lekko opuszczona, aby zapobiec napięciu w okolicy szyi. Z kolei regularne zmienianie pozycji sprzyja temu, by nie przeciążać poszczególnych partii ciała.
- Nie zapominaj o przerwach i posiłkach. Gdy pracujemy wśród innych osób, łatwiej może także przychodzić nam planowanie przerw w ciągu dnia. Pójście po kawę z koleżanką czy wycieczka do automatu po coś słodkiego to sposoby na rozprostowanie nóg, chwilę odpoczynku i integrację. W domowym zaciszu możemy zapominać o tego typu aktywnościach, które są bardzo ważne dla naszej wydajności. Warto znaleźć chwilę na reset myśli, kubek kawy czy obiad. Pomocna tutaj może być na przykład technika Pomodoro, czyli pracy w sekcjach 25-minutowych i robienia sobie przerw. Podobnie jak w biurze, warto dbać również o to, by nie jeść posiłków przy komputerze. Abstrahując od kwestii higieny, gdy jemy i pracujemy jednocześnie, nasz mózg może nie kodować na bieżąco tego, że dostarczamy mu składniki odżywcze w postaci posiłku. W skutek tego możemy np. zjeść więcej niż realnie potrzebujemy i czuć dyskomfort.
- Traktuj swój dom jako miejsce schronienia, a nie więzienie. Nasze podejście do obecnej sytuacji również może mieć przełożenie na to, w jaki sposób będziemy postrzegali swoją pracę. Doceńmy to, że możemy wciąż wykonywać swoje obowiązki z domu i spójrzmy na nasze cztery kąty jako schron, a nie więzienie czy miejsce przymusowej izolacji. Obecna sytuacja jest niezależna od nas i musimy się do niej dostosować. Bunt i niezgoda na nią mogą negatywnie wpływać na nasz nastrój i efektywność działania.
źródło: unsplash.com
Lista przydatnych narzędzi oraz wtyczek
Zarządzanie zadaniami:
- Trello – aplikacja iOS, Android
- Asana – aplikacja iOS, Android
- Basecamp – aplikacja iOS, Android
- Todoist – aplikacja iOS, Android
- Slack – aplikacja iOS, Android
Mierzenie czasu pracy:
- Clockify – aplikacja iOS, Android, wtyczka Chrome, Firefox
- Time Recording – aplikacja Android
- Hour Time Tracking – aplikacja iOS
- Toggl – aplikacja iOS, Android, wtyczka Chrome, Firefox
- Focus To-Do – aplikacja iOS, Android, wtyczka Chrome
Spotkania i wideokonferencje online:
- Microsoft Teams – aplikacja iOS, Android
- Google Hangouts – aplikacja iOS, Android
- Zoom – aplikacja iOS, Android
- Skype – aplikacja iOS, Android
Walka z rozpraszaczami:
- Forest – aplikacja iOS, Android, wtyczka Chrome, Firefox
- Brain Focus – aplikacja Android
- Be Focused – aplikacja iOS
- DayNinja – aplikacja iOS, Android
- LeechBlock – wtyczka Chrome, Firefox
