źródło: materiały Partnera

Artykuł Partnera

Rozliczanie delegacji pracowniczych może rodzić niemałe problemy, zwłaszcza jeśli w danym czasie sporo osób udaje się w podróż służbową. Tymczasem warto skorzystać z porad, dzięki którym rozliczanie delegacji stanie się o wiele prostsze. Oto 3 rozwiązania, które warto zaimplementować w swojej firmie.

Rozwiązania dla firm, działających w każdej branży

Szybkie i efektywne rozliczanie delegacji pracowniczych nie musi być trudne. Wystarczy wdrożyć 3 rozwiązania, które w krótkim czasie przyniosą oczekiwane korzyści. Są to:

• wyznaczenie jednej osoby (bądź większej ich liczby w przypadku dużych firm) odpowiedzialnej za zbieranie dokumentacji i dokonywanie rozliczeń,
• wyznaczenie czasu, w którym pracownik powinien dostarczyć niezbędne dokumenty oraz okresu, w jaki osoba odpowiedzialna rozliczy delegację,
• korzystanie z odpowiedniego programu do rozliczania podróży służbowych.

źródło: materiały Partnera

Kto rozlicza delegacje pracowników i ile czasu na to potrzeba?

Rozliczaniem delegacji pracowników powinna zajmować się jedna, wyznaczona do tego osoba. W wielu firmach kilku pracowników odpowiada za poszczególne etapy rozliczenia, co może powodować wydłużenie czasu, potrzebnego na wykonanie odpowiednich zadań. Pozostaje pytanie, kto właściwie powinien rozliczać podróże służbowe? Nie ulega wątpliwości, że osoba za to odpowiedzialna musi posiadać wiedzę z zakresu podatków czy chociażby czasu pracy. Dlatego też w wielu firmach obowiązek ten spoczywa na kadrowcach bądź na księgowych. To oni zbierają całą dokumentację, a następnie dokonują stosownych rozliczeń, które zgodne są z obowiązującymi przepisami prawa, a także regulaminami zakładowymi.

W większych firmach za rozliczanie delegacji może być odpowiedzialnych kilka osób, lecz dobrze, aby pracowały one w tym samym dziale, co znacznie ułatwia przepływ informacji oraz komunikację. Szybkość rozliczania delegacji zależy w dużej mierze od tego, kiedy pracownik dostarczy wszelkie, niezbędne dokumenty. Zazwyczaj problemem jest brak kompletnej dokumentacji, na którą składają się różnego rodzaju paragony czy faktury. Dobrze więc wyznaczyć termin, w jakim pracownik musi oddać wszelkie dokumenty, związane z podróżą służbową. Co do zasady, nie powinno trwać to dłużej, niż tydzień. Jeśli natomiast występują jakiekolwiek opóźnienia ze strony podmiotu wystawiającego potwierdzenia płatności, fakt ten powinno się zgłosić przełożonemu.

Warto także określić, ile czasu osoba odpowiedzialna za rozliczanie delegacji ma na zamknięcie procesu rozliczania konkretnej podróży służbowej. Należy przy tym wziąć pod uwagę możliwości pracownika oraz specyfikę działu. Dzięki dobrej organizacji obiegu dokumentów i wyznaczeniu ścisłych terminów, rozliczanie delegacji stanie się o wiele prostsze.

Jak rozliczać delegacje pracowników?

Problematyczny w szybkim i efektywnym rozliczaniu podróży służbowych często okazuje się być brak odpowiednich narzędzi. Pracownicy odpowiedzialni za rozliczanie delegacji korzystają jedynie z Excela bądź innego typu pomocy, do których dane należy wprowadzać we własnym zakresie. Warto mieć na uwadze, że znacznie wydłuża to czas pracy. Ponadto, często pojawiają się dodatkowe kwestie – pracownicy nie wiedzą, jak długo osoba delegowana przebywała w podróży służbowej, czy miała zapewnione wszystkie posiłki bądź czy ma prawo do ryczałtu za nocleg. Tego typu drobne nieporozumienia w znaczący sposób wpływają na jakość pracy i szybkość rozliczenia podróży służbowej. Dlatego też dobrze jest skorzystać z efektywnego narzędzia, dzięki któremu rozliczanie delegacji nie będzie powodowało większych problemów. Ze specyfiką programu można zapoznać się na stronie internetowej https://inewi.pl/Funkcje/Delegacje-Online. Posłuży on nie tylko do rozliczania podróży służbowych, ale również do ich planowania czy przechowywania dokumentacji w bezpieczny sposób. Tego typu narzędzie pozwala skrócić czas potrzebny do rozliczenia podróży służbowej nawet o połowę.

Artykuł Partnera