źródło: materiały Partnera

Artykuł sponsorowany

Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością posiadania wiedzy, umiejętności zarządzania i odpowiednich narzędzi. Może to stanowić spore wyzwanie zwłaszcza w małych firmach, gdzie przedsiębiorca sam zajmuje się większością czynności. Wśród najważniejszych programów, jakie musi mieć firma samodzielnie prowadząca swoje sprawy finansowe, jest program księgowy. 

W małych firmach nie potrzeba w programach aż tyle zaawansowanych funkcji, jakie są niezbędne na przykład w biurze rachunkowym obsługującym wielu klientów. O ile biura rachunkowe poszukują bardzo specjalistycznych i rozbudowanych narzędzi, o tyle w mniejszej organizacji, gdzie księgowość jest prostsza, może być ich mniej. Wręcz jest to wskazane, bo łatwiej zachować porządek i się nie pogubić. Na co zwrócić uwagę, wybierając program księgowy do małej firmy?

Wygodne zarządzanie fakturami

Fakturowanie jest istotne w każdej firmie, zatem możliwość generowania i przetwarzania faktur jest podstawą w programie księgowym. Większość programów pozwala automatycznie tworzyć dokumenty na podstawie wcześniej wprowadzonych danych kontrahentów i usług, co znacząco skraca czas i zmniejsza ryzyko pomyłki.

Księgowanie przychodów i rozchodów

Aby mieć pełną kontrolę nad swoimi finansami, wpływy i wydatki należy wpisywać w księdze przychodów i rozchodów. Jest to kolejna funkcja, którą powinien mieć nawet prosty program księgowy. Wprowadzanie wszystkich operacji do programu zapewnia przejrzystość i daje pełny obraz tego, jak kształtuje się przepływ pieniędzy w firmie. W programie księgowym można kategoryzować poszczególne transakcje, tworzyć grupy i katalogi. To z kolei będzie przydatne podczas generowania raportów i przeprowadzania analizy finansowej.

Łatwe prowadzenie rozrachunków z kontrahentami

Program księgowy powinien umożliwiać prowadzenie rejestru zobowiązań i należności. Prowadząc harmonogramy płatności, przedsiębiorca nie będzie przekraczać terminów płatności na przykład w urzędach lub u dostawców, a jednocześnie ma kontrolę nad tym, czy kontrahenci uregulowali należności.

Raporty finansowe

Wspomnieliśmy, że katalogowanie faktur pomaga w tworzeniu raportów. Raporty zysków i strat należy robić systematycznie. Tak samo ważne, by można było generować bilanse, czyli podstawowe raporty zawierające informacje o aktywach, pasywach i kapitale.

Obsługa podatków

To kolejna z elementarnych funkcji każdego programu księgowego. Wszyscy są zobowiązani do terminowego odprowadzania podatków. Tak samo istotne jest to, by wpłaty były w kwotach prawidłowo wyliczonych. Na szczęście nie trzeba mieć specjalistycznej wiedzy na ten temat, bo w dobrych programach księgowych są funkcje pozwalające na automatyczne obliczenia. Tak samo można generować deklaracje podatkowe.

Co ważne oprócz funkcji?

Po tym, jak zweryfikuje się, czy oprogramowanie ma wszystkie funkcje, jakie powinny być w dobrym programie księgowym, warto spojrzeć na jeszcze kilka innych jego możliwości. Przede wszystkim powinny być dostępne aktualizacje za każdym razem, kiedy będą zmieniać się przepisy. Tak samo dobrze zweryfikować, czy program można zintegrować z innymi narzędziami stosowanymi w firmie i czy ma wygodny w obsłudze interfejs.

Artykuł sponsorowany