1. Włącz opcję „Cofnij wysyłanie”

Każdemu zdarzyło się zobaczyć błąd ortograficzny (oby tylko taki) zaraz po kliknięciu przycisku „wyślij”. Gmail pozwala nam wyjść z opresji dzięki opcji „cofnij wysyłanie”. Tę możliwość możemy włączyć w ustawieniach naszego konta. Przy okazji określamy czas opóźnienia, które może uratować naszą wiadomość.

2. Tryb offline

Ciągłe sprawdzanie poczty zabiera nam cenne minuty, szczególnie wtedy, gdy musimy skupić się na szybkim wykonaniu zadania. Jednak wiele z potrzebnych informacji, materiałów czy kontaktów przechowujemy w swojej skrzynce pocztowej. Okazuje się, że można połączyć odwiedzanie skrzynki z zatrzymaniem zalewu świeżych maili. Gmail oferuje aplikację „Offline”, która pozwala działać poza zasięgiem sieci, umożliwiając jednocześnie korzystanie z pochowanych informacji. Aplikacja do zainstalowania w ustawieniach.

3. Pauza w otrzymywaniu e-maili

Jest jeszcze inna metoda na zachowanie skupienia przy włączonej skrzynce pocztowej. Nazywa się Inbox Pause i pozwala nam na czasowe zatrzymanie napływu nowych wiadomości. Po skończeniu tak wymagającego skupienia zadania, klikamy „cofnij wstrzymanie” i znów możemy cieszyć się nowymi mailami.

4. Stworzenie gotowych odpowiedzi

Podobno ktoś kiedyś skorzystał z szablonów wiadomości w telefonie. Chociaż, jak pomyśleć, może to być świetna metoda na zaoszczędzenie czasu. Taką opcję daje nam Gmail. Wystarczy wejść w „ustawienia”, potem w „laboratorium” i włączyć opcję „odpwiedzi bazujące na szablonach”. Stworzenie kilku gotowych odpowiedzi nie zajmie nam dużo czasu, a może zaoszczędzić nam go w przyszłości. Jeśli więc, często wysyłamy podobne wiadomości, warto.

5. Informacja o odbiorcach

Wysyłając wiadomości na bieżąco lub gdy nasz e-mail jest bardzo ważny, często nie zwracamy uwagi na odbiorcę i jego spotkania, to czy jest w samolocie lub po prostu nie może odebrać poczty. Aby tego uniknąć, zainstaluj Sidekick, który zbierze nasze wiadomości, uszereguje je w odpowiedni sposób i na bieżąco nas o planach naszych odbiorców. Dzięki temu możemy w porę wysłać e-maila i znacznie zwiększyć szansę na szybką odpowiedź. Proste, a jakie użyteczne.

6. Odsubskrybowanie

Kto subskrybuje chociaż kilka dyskusji, programów, itp. wie, ile wiadomości przychodzi i jak wielki bałagan to tworzy. Korzystając z Unroll.me możemy w kilka minut pozbyć się zbędnych subskrubcji i uporządkować pozostałe. Bałagan z głowy.

7. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Korzystając z Gmaila (i jakiejkolwiek innej poczty) warto zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych tam informacji, szczególnie, gdy przywykliśmy do korzystania z podobnych (lub identycznych) haseł w różnych usługach. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe tworzy dwa etapy, które musimy przejść, aby dostać się do naszej skrzynki (hasło + unikalny kod wysyłany SMS-em lub w specjalnej aplikacji). Jest kilka programów (choćby 1Password), które w prosty sposób stworzą nam taki dostęp. Bezpieczeństwo to podstawa, a czyhających na łatwo dostępne dane użytkowników internetu nie brakuje.

A może Wy macie jakieś sposoby na lepsze panowanie nad skrzynkami mailowymi?