fot. bank zdjęć pixabay.com reklama
Korzystając z popularnych serwisów poczt elektronicznych, nie zawsze jesteśmy świadomi wszystkich możliwości jakie oferują. Są one jednak o tyle istotne, że wiele z nich może znacznie ułatwić nam funkcjonowanie i odnalezienie najpotrzebniejszych wiadomości, w gąszczu niepotrzebnych e-maili.
Gmail
Jeden z najpopularniejszych serwisów poczty elektronicznej oferuje ciekawe funkcje do oznaczania wiadomości przychodzących. Warto na przykład zastosować domyślną „flagę”, która wyróżnia najistotniejsze maile. Jeśli w treści zawarte są ważne informacje lub wiadomość wymaga określonego działania, można ją oznaczyć wybranym kolorem – do dyspozycji mamy: czerwony, zielony oraz niebieski. Aby przypisać flagę do konkretnego maila, wystarczy kliknąć w kolumnę oznaczoną symbolem. Dzięki takim rozwiązaniom masz większą kontrolę na swoją skrzynką odbiorczą oraz znacznie szybciej odnajdziesz potrzebne e-maile.
Ponadto Gmail sam oznacza priorytet ważności, korzystając z różnych informacji, aby określić, które e-maile należy automatycznie skategoryzować jako ważne. W tym celu sprawdza do kogo wysyłasz wiadomości, jak często to robisz, które z nich są otwierane, na które odpowiadasz, jakie słowa kluczowe są Ciebie najistotniejsze oraz jakie maile zostały oznaczone gwiazdką, archiwizowane lub usuwane. Obok tych wyróżnionych znajduje się specjalne oznaczenie. Wszystkie działania opierają się na funkcji uczenia się. Jeśli więc Gmail zakwalifikował wiadomość jako nieważną, warto zmienić to oznaczenie.
W łatwy sposób można także skonfigurować własne filtry i dostosować je w odpowiedni dla siebie sposób. Umożliwiają one zarządzanie przychodzącymi mailami poprzez automatyczne oznaczanie etykietami, przenoszenie ich do archiwum usuwanie oraz oznaczanie gwiazdką i przekazywanie dalej. W tym celu należy w polu wyszukiwania u góry strony kliknąć strzałkę w dół, wpisać kryteria wyszukiwania, utworzyć filtr na podstawie tych kryteriów oraz określić sposób jego działania.
Microsoft Outlook
Firma Microsoft również posiada bardzo pomocną funkcję wyszczególniania maili. Ponadto umożliwia automatyczne umieszczanie wiadomości w górnej części skrzynki odbiorczej. Co więcej, każdy nadawca może być przypisany do innego koloru, dzięki czemu łatwiej odnajdziemy interesującą nas treść. W tym celu należy wejść w “Narzędzia”, a następnie wybrać opcję “Organizuj”. Nie warto jednak przypisywać kolorów do wszystkich nadawców, ponieważ sprawi to, że nasza skrzynka będzie jeszcze bardziej nieczytelna.
Aby istotne dla nas maile nigdy nie wpadły do folderu spamu warto zapisać najważniejsze osoby jako „Bezpieczni nadawcy”. Tym samym możemy stworzyć własną listę adresów, które będziemy traktowali jako zaufane. Dzięki temu wiadomości od tych osób nigdy nie wpadną do nieodpowiedniej skrzynki.